استقرار کانون ارزیابی و توسعه

کانون ارزیابی و توسعه دو فرآیند اختصاصی دارد که برنامه‌ریزی و اجرای صحیح آن‌ها روند برگزاری کانون را تسهیل می‌کند. فرآیند اول معارفه یا warm-up است که در ابتدای شروع کانون اجرا می‌شود و فرآیند دوم  جمع‌بندی یا wash-up نام دارد که آخرین مرحله اجرای برنامه کانون ارزیابی و توسعه است.

الف) معارفه یا warm-up

در روز برگزاری کانون ارزیابی و پیش از شروع فرآیند آن، همه افراد مرتبط با کانون در جلسه‌ای تحت عنوان معارفه یا warm up شرکت می‌کنند. این افراد شامل مدیر کانون، ارزیابان، مدیران سازمان، شرکت‌کنندگان، ایفاگران نقش، منشی کانون و پشتیبان‌های کانون هستند که در این فرآیند با روند کانون ارزیابی، تعهدات زمانی، نحوه برگزاری، نکات اجرایی و غیره آشنا می‌شوند. جلسه با سخنرانی مدیر کانون یا سرارزیاب آغاز می‌شود و وی مراحل کار را به صورت کلی برای شرکت‌کنندگان تشریح می‌‌نماید. در بعضی رویکردها مدل شایستگی و شایستگی‌های موردنظر ارزیابان در کانون نیز برای شرکت‌کنندگان تشریح می‌شود.

از اهداف جلسه معارفه جلب اعتماد و مشارکت شرکت‌کنندگان است. در حقیقت مهم‌ترین افرادی که می‌بایست با فرآیند برگزاری کانون آشنا شوند شرکت‌کنندگان هستند. معمولاً شرکت‌کنندگان هنگام حضور در کانون ارزیابی اضطراب دارند و این موضوع بر رفتارهای آنان تأثیرگذار است. این اضطراب که به خاطر عدم آشنایی با فرآیند کانون و ندانستن روند آن –و نه تجربه کاری- است، در لحظات ابتدایی و پیش از اجرای کانون مشهودتر است. پس نکته حائزاهمیت آن است که پیش از کانون به شرکت‌کنندگان گفته‌شود که این کانون چرا برگزار می‌شود، چگونه برگزار می‌‌شود، نتایج آن چگونه به دست شرکت‌کنندگان خواهدرسید و از نتایج چه استفاده‎هایی خواهدشد. این معارفه باعث آشنایی شرکت‌کنندگان با فرآیند کانون می‌شود، رفتارها واقعی‌تر بوده و شرکت‌کنندگان در روند اجرای کانون آسوده‌تر خواهندبود.

موفقیت در هر آزمونی مستلزم آگاهی و موافقت شرکت‌کننده است. شرکت‌کنندگان وقتی با اطلاع کامل در ارزیابی شرکت کنند، می‌توانند مشارکت بیشتر و حضور فعال‌تری داشته‌باشند. مطلع بودن شرکت‌کنندگان از اهداف و فرآیند ارزیابی، علاوه بر کاهش اضطراب آنان، مشارکت را در ارزیابی تقویت کرده و احتمال پذیرش نتایج ارزیابی را افزایش می‌دهد. توجه نکردن به warm up و توجیه نکردن شرکت‌کنندگان پیش از برگزاری کانون ممکن است اعتبار کانون ارزیابی را خدشه‌دار کند.

ب) جمع‌بندی یا wash-up

آخرین مرحله فرآیند اجرایی کانون، جلسه جمع‌بندی است. پس از اتمام برگزاری فرایند کانون ارزیابی و رفتن شرکت‌کنندگان، ارزیابان باید در جلسه‌ای که wash up نام دارد به بحث و بررسی ارزیابی خود از شرکت‌کنندگان بپردازند و نظرات خودشان را در خصوص هر یک از شرکت‌کنندگان یکپارچه سازند. این جلسه اهمیت زیادی دارد چرا که خروجی اصلی کانون ارزیابی برای هر یک از شرکت‌کنندگان در این جلسه نهایی می‌شود.  شکل این جلسه با توجه به ماهیت و هدف کانون فرق می‌کند اما در اکثر موارد شکل مرسومی دارد. اداره جلسه جمع‌بندی بر عهده مدیر کانون است. مدیر کانون ارزیابی که فردی مجرب است، برای اداره جلسه اعتمادبه‌نفس دارد و در طول جلسه از ارزیابان می‌خواهد که قضاوت‌ها و استنباط‌های خود را با ارائه شواهد توجیه کنند. اختصاص دادن زمان کافی برای بحث در مورد شرکت‌کنندگان بسیار اهمیت دارد. بهتر است مدیر کانون از ابتدای جلسه به ارزیاب‌ها بگوید که در مورد هر شرکت‌کننده چه مدت بحث خواهدشد.

تمامی ارزیابان می‌بایست در جلسه جمع‌بندی حضور داشته‌باشند. نمره‌های هر یک از شرکت‌کنندگان در هر تمرین به تفکیک ارزیابان باید ثبت شده‌باشد و روی یک صفحه نمایش نشان داده‌شود. حین بحث باید روی مصادیق رفتاری و نشانگرهای رفتاری شایستگی‌ها در شرکت‌کنندگان تمرکز شود. در صورتی که ارزیابان بر سر نمره‌ای توافق نداشته باشند، باید با بحث پیرامون شرکت‌کننده و شواهد جمع‌آوری‌شده به اجماع برسند و نمره موردنظر را نهایی کنند. در چنین مواردی باید از میانگین گرفتن خودداری شود.

از آن جا که جلسات جمع‌بندی در پایان روز ارزیابی تشکیل می‌شوند، باید خستگی و کسالت ارزیابان را در نظر گرفت. احتمال این که بحث بر سر شرکت‌کنندگان طولانی شود و جلسه تا دیروقت طول بکشد وجود دارد. ارزیابان ممکن است خسته شوند و تمرکز خود را از دست بدهند. بنابراین باید مدیریت زمان را در این جلسه از ابتدا انجام داد. همچنین می‌توان زمان‌هایی را برای زنگ تفریح و رفع خستگی در نظر گرفت تا ارزیابان هوشیاری خود را حفظ کنند و بتوانند تا پایان جلسه کار را با دقت و درست انجام دهند.

یک نکته مهم در برگزاری جلسه wash up پیشگیری از رخ دادن خطاهای ارزیابی است. باید به طور مشخص با خطای هاله‌ای و خطای تعمیم‌دهی مقابله کرد. مدیر کانون باید اطمینان حاصل کند که شرکت‌کنندگان بر مبنای رفتاری که از خود بروز داده‌اند ارزیابی می‌شوند؛ نه رزومه آن‌ها یا نظر سایر ارزیابان.