ابزار‌های کانون ارزیابی و توسعه

کانون ارزیابی با جلسه معارفه آغاز شده و با جلسه جمع‌بندی به پایان می‌رسد. اتفاق مهم در این فاصله زمانی رخ می‌دهد که تمرین‌ها و ابزارهای مختلفی برای سنجش شایستگی‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرند. در یک دسته‌بندی، ابزارها به سه گروه فردی، بین‌فردی و گروهی تقسیم می‌شوند. در دسته‌بندی دیگری می‌توان ابزارها را در دو دسته تمرینی و غیرتمرینی طبقه‌بندی کرد. ابزارهای غیرتمرینی مانند آزمون‌های روان‌شناختی و مصاحبه؛ ابزارهای تمرینی مانند موردکاوی، ایفای نقش، بحث گروهی، بازی‌های مدیریتی، تمرین‌های نوشتاری، ارائه شفاهی و جستجوی اطلاعات.

الف) ابزارهای غیرتمرینی

1- آزمون‌های روان‌شناختی

با توجه به شایستگی‌های انتخاب‌شده و برای سنجش آن‌ها آزمونی از میان آزمون‌های استاندارد روان‌شناختی انتخاب شده و در اختیار شرکت‌کنندگان قرار می‌گیرد. هدف سنجش و ارزیابی شایستگی‌های موردنظر براساس خوداظهاری است و نتایج آزمون با در نظر گرفتن دقت و اعتبار ابزار موردتحلیل قرار می‌گیرد. آزمون‌های رایجی که در کانون‌های ارزیابی استفاده می‌شوند آزمون صفات پنج‌گانه شخصیتی (NEO)، آزمون هوش هیجانی بار-آن (Bar-On) و آزمون رفتارشناسی دیسک (DISC) هستند. کانون‌های ارزیابی و توسعه بنابر تخصص و تبحر ارزیابان و کارشناسان تیم ارزیابی از آزمون‌های دیگری نیز استفاده می‌کنند.

2- مصاحبه

مصاحبه همواره یکی از ابزارهای متداول در ارزیابی و در بعضی موارد حتی تنها روش ارزیابی برای سازمان‌ها بوده‌است. در حال حاضر اغلب سازمان‌ها از روش مصاحبه برای فرآیند جذب و استخدام خود استفاده می‌کنند. مصاحبه نوعی تعامل رودررو است که از طریق آن مصاحبه‌کننده ویژگی‌های مشهود متقاضی را از ابعاد مختلف مشاهده و بررسی می‌نماید. مصاحبه‌ها می‌توانند به سه صورت ساختاریافته، نیمه‌ساختاریافته و بدون ساختار اجرا شوند. یکی از انواع مصاحبه‌های ساختاریافته، مصاحبه مبتنی بر شایستگی یا مصاحبه‌های رفتارمحور است، که قابلیت شناخت بیشتر مخاطب و پیش‌بینی بالاتر عملکرد آتی شرکت‌کننده را نسبت به مصاحبه‌های رایج داراست. مصاحبه رفتاری یا مصاحبه شایستگی‌محور یکی از ابزارهایی است که در کانون‌های ارزیابی برای سنجش شایستگی‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد.

مصاحبه می‌تواند به دو شکل فردی و گروهی صورت گیرد. در مصاحبه‌های شایستگی‌محور ارزیاب از تکنیک‌های ویژه جهت شناسایی شایستگی‌ها استفاده می‌کند. هر پرسش شایستگی خاصی را هدف قرار می‌دهد و در صورت پرسیدن سؤالات صحیح توسط متخصصان، ابعاد و شاخص‌های مختلفی از شایستگی می‌تواند توسط ارزیابان موردسنجش قرار گیرد. از شرکت‌کنندگان پرسش‌هایی پرسیده می‌شود که مربوط به رفتارشان در شرایط خاصی است و آنان باید با مثال‌های واقعی جواب دهند. ارزیابان در ادامه با مطرح کردن سؤالات دنباله‌دار در مورد توضیحات رفتار یا مهارت شرکت‌کننده، عمیق‌تر می‌شوند. طول مصاحبه معمولاً به طور متوسط 30 تا 45 دقیقه است و ارزیابان پاسخ‌های شرکت‌کنندگان را با نگاهی به شاخص‌های شایستگی ارزیابی می‌کنند.

ب) ابزارهای تمرینی

1- موردکاوی (Case Study)

موردکاوی یا مطالعه موردی یک ابزار مسأله‌محور محسوب می‌شود. این تمرین به نحوی تنظیم می‌شود که نیازمند تحلیل، ارزیابی راهکارها و اتخاذ تصمیم در مورد موضوع داده‌شده باشد و شرکت‌کنندگان می‌بایست با استفاده از مهارت‌های تحلیلی و دانش سازمانی آن را حل کنند. یک مسأله فرضی مشابه مسائل سازمانی که احتمال وقوع آن در شرایط سازمانی وجود دارد، به صورت نوشتاری در اختیار شرکت‌کنندگان قرار می‌گیرد. آنان باید در زمان مقرر آن را مطالعه کرده و ضمن تحلیل شرایط، راهکارهای پیشنهادی خود را برای مواجهه با شرایط یادشده به صورت کتبی و شفاهی ارائه دهند.

2- ایفای نقش (Role Play)

در تمرین ایفای نقش شرکت‌کننده با یک ایفاگر نقش تعامل می‌کند. معمولاً در این تمرین سه نقش وجود دارد: شرکت‌کننده، ارزیاب و بازیگر. سناریویی مکتوب به فرد شرکت‌کننده داده می‌شود تا بتواند در موقعیت طراحی‌شده قرار گیرد و براساس آن نقش خواسته‌شده را ایفا کند. او باید بتواند ضمن پیش بردن جلسه با بازیگر به توافقاتی برسد و بر اساس موقعیت و با استفاده از اطلاعات خود مذاکره و ایفای نقش را طراحی کند. هنگام ایفای نقش، ارزیاب رفتار شرکت‌کننده را مشاهده کرده و بر اساس شایستگی‌های موردنظر ارزیابی می‌کند.

3- بحث گروهی (Group Discussion)

بحث یا مذاکره گروهی تمرینی است که شرایط مذاکره در سازمان را شبیه‌سازی می‌کند و براساس رویدادهای جاری سازمان، تجارب مدیران و بحران‌های پیش‌آمده تدوین می‌شود. افراد در گروهی 4 تا 6 نفره متناسب با پست سازمانی خود تقسیم می‌شوند و موضوع بحث به همراه اطلاعات لازم، سؤالات و هدف از مذاکره در اختیار آنان قرار می‌گیرد. از شرکت‌کنندگان خواسته می‌شود تا روی موضوع و سؤالات به خوبی فکر کنند و سپس با اعضای گروه به بحث و تبادل نظر بپردازند. افراد در حین بحث و مذاکره توسط ارزیابان مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. در این تمرین ممکن است افراد به دو گروه تقسیم شوند و ارزیابان از آنان بخواهند که در قالب گروه خود و در مذاکره با گروه مقابل بحث را پیش ببرند.

بحث گروهی می‌تواند به دو صورت برگزار شود: با تخصیص نقش یا بدون تخصیص نقش. در بحث گروهی با رهبر یا با تخصیص نقش به متقاضیان از قبل نقش‌هایی چون هماهنگ‌کننده، رئیس جلسه و غیره داده می‌شود. در این نوع بحث گروهی محدودیت برای افراد ایجاد می‌شود و شرایط باید به گونه‌ای باشد که همه بتوانند به صورت چرخشی در جایگاه رئیس قرار گیرند. اما در بحث گروهی بدون رهبر یا بدون تخصیص نقش، به متقاضیان نقشی داده نمی‌شود تا شرکت‌کنندگان ویژگی‌های ذاتی خود را نشان دهند و مشخص شود چه کسی ذاتاً رهبر، تسهیل‌کننده یا رئیس جلسه است.

4- بازی‌های مدیریتی (Management Games)

در بازی مدیریتی، متقاضیان باید برای رسیدن به اهداف مشخص، به بهترین وجه با هم همکاری کنند. عمدتاً افراد در بازی‌ها رفتار ذاتی و طبیعی خود را بیشتر بروز می‌دهند و این فرصتی را برای مشاهدات دقیق‌تر ارزیابان فراهم می‌سازد. انتخاب و طراحی بازی­ها از این نظر حائز اهمیت است که این بازی­ها باید مشارکت همه شرکت‌کنندگان را دربرداشته باشد؛ به نحوی­که محتوای بازی برای شرکت‌کنندگان دارای گیرایی و جذابیت بوده تا بیشترین فراخوانی رفتار و ارتباط بین فردی به منظور انجام ارزیابی معتبر صورت گیرد. در طی انجام بازی رفتار افراد توسط ارزیابان مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.

5- تمرین‌های نوشتاری (Written Exercises)

در این تمرین معمولاً مسأله‌ای مکتوب در اختیار شرکت‌کننده قرار می‌گیرد و او باید روش حل آن را به صورت مکتوب ارائه دهد. این تمرین می‌تواند یک مشکل را مطح کند یا یک سؤال تشریحی یا نامه اداری باشد. در نمونه‌ای از تمرین‌های نوشتاری به شرکت‌کنندگان مجموعه‌ای از مستندات داده می‌شود و از آن‌ها خواسته می‌شود یک گزارش خلاصه و دقیق از آن اسناد تهیه کنند. خروجی این تمرین در قالب نوشتاری ارائه شده و مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.

6- ارائه شفاهی (Presentation)

تمرین ارائه شفاهی شامل صحبت کوتاه در رابطه با یک موضوع است که به عنوان بخشی از مصاحبه یا ابزارهای دیگر و یا به صورت ابزاری جداگانه در روز ارزیابی مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این تمرین شرکت‌کنندگان در مدت زمان تعیین شده یک موضوع را برای سایر شرکت­کنندگان و ارزیاب­ها به صورت شفاهی و رسمی ارائه می نمایند. موضوعاتی (حداکثر سه موضوع) مشابه موضوع‌های سازمانی در اختیار شرکت‌کننده قرار داده می‌شود. پس از حصول اطمینان از موضوع ارائه‌شده از وی خواسته می‌شود که با توجه به تجهیزات و اطلاعاتی که در اختیار وی قرار می‌گیرد، ارائه‌ای را آماده کند. ممکن است در طول ارائه، ساختار، نحوه بیان، و استدلال­های فرد مورد ارزیابی قرار گیرد. همچنین، ممکن است پرسش­ و پاسخ میان ارزیاب و فرد نیز شکل بگیرد.

7- جستجوی اطلاعات (Fact Finding)

در این تمرین از شرکت‌کننده خواسته می‌شود در مورد مشکلی که در اختیارش قرار داده می‌شود تصمیم بگیرد. اطلاعات زیادی در اختیار فرد قرار می‌گیرند که لزوماً همه آن‌ها در این موقعیت کاربرد ندارند ولی کافی هم نیستند. برای اتخاذ این تصمیم فرصت دارد با طرف مقابل صحبت کرده و سؤالاتش را مطرح کند تا اطلاعات بیشتری در مورد وضعیت کسب کند. ارزیاب در این جا در نقش دانای کل ظاهر می‌شود و سؤالات شرکت‌کننده را ارزیابی می‌نماید. حدود 15 تا 20 دقیقه برای جمع‌آوری و کسب اطلاعات از ارزیاب به فرد فرصت داده می‌شود. سپس وی در 5 الی 10 دقیقه تصمیم خود و دلایل آن را بیان می‌کند.

منبع:

کانون‌های ارزیابی در مدیریت منابع انسانی، جورج تورنتون، ترجمه شهبازمردای، جعفری‌مقدم و سلیمی (1386)

کانون ارزیابی و توسعه مدیران، یان بالانتاین و نیگل پوا، ترجمه سلطانی (1385)