نگاهی نو به عناصر کانون ارزیابی

عناصر کانون‌های ارزیابی و توسعه در منابع گوناگون مختلف هستند. در این پست به طور خلاصه به ده عنصر ضروری کانون‌های ارزیابی و توسعه از نگاه کمیته بین‌المللی دستورالعمل‌های راهنما برای کانون‌های ارزیابی که در سال 2015 تدوین شده‌است می‌پردازیم.

1. تحلیل نظام‌مند برای تعیین سازه‌های رفتاری مرتبط با شغل:

سازه‌هایی که در کانون مورد ارزیابی قرار می‌گیرند، باید از جنس رفتار باشند. این سازه‌ها باید از یک فرآیند سیستماتیک مرتبط با تحلیل شغل بدست آیند. سازه‌های رفتاری به صورت گروهی از رفتارهایی که خاص، قابل‌مشاهده و قابل رسیدگی هستند، تعریف شده‌اند و می‌توانند به طور منطقی و قابل‌اطمینانی طبقه‌بندی شده و به موفقیت در کار مرتبط شوند. اصطلاح بعد یا dimension گاهی مترادف با شایستگی به کار برده می‌شود. این ساختارها باید به صورت رفتاری تعریف شوند و از این رو از آن‌ها با عنوان سازه‌های رفتاری (behavioral constructs) یاد می‌شود.

علاوه بر آن این سازه‌ها باید از یک فرآیند سیستماتیک (مانند تحلیل شغل یا مدل‌سازی شایستگی) مشتق شوند که نشان می‌دهد سازه‌ها چگونه در بافت حقیقی یا سازمانی ظاهر می‌شود.

2. طبقه‌بندی رفتاری:

رفتار شرکت‌کنندگان براساس شاخص‌های رفتاری مورد ارزیابی قرار می‌گیرد؛ نه فقط نام شایستگی‌ها. باید شاخص‌های رفتاری که از طریق تحلیل شغل بدست آمده مبنای ارزیابی قرار گیرند. رفتارهایی که در کانون ارزیابی ثبت شده‌اند –به‌عنوان مثال مشاهدات رفتاری که ارزیابان از شرکت‌کنندگان در تمرینات شبیه‌سازی دریافت می‌کنند-  باید با توجه به سازه‌های رفتاری طبقه‌بندی شوند. می‌توان طبقه‌بندی‌های بیشتری مانند طبقه‌بندی در طبقه‌های عملکردی گسترده‌تر نیز انجام داد. شرکت‌کنندگان برای موفقیت در تمرین‌ها باید رفتارهایی متناسب با رفتارهای موردنیاز در شغل از خود نشان دهند.

3. مؤلفه‌های چندگانه در کانون:

یک کانون ارزیابی باید شامل روش‌ها و مؤلفه‌های متعدد ارزیابی باشد. به این ترتیب، کانون‌های ارزیابی و توسعه ممکن است به طور کامل از تمرین‌های شبیه‌سازی رفتاری استفاده کند و یا ترکیبی از شبیه‌سازی‌ها و دیگر اقدامات، مانند تست‌ها، مصاحبه‌های ساختاریافته، آزمون‌های قضاوت موقعیتی، پرسش‌نامه و غیره باشد. مؤلفه‌های مرکز ارزیابی ایجاد یا انتخاب می‌شوند تا انواع رفتارها و اطلاعات مرتبط با سازه‌های رفتاری را استخراج کنند. هر جزء ارزیابی باید از پیش، آزمون شود تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات رفتاری قابل‌اعتماد، عینی و مرتبط را برای سازمان فراهم می‌کند. پیش‌آزمون ممکن است شامل اجرای آزمایشی با شرکت‌کنندگان شبیه به ارزیابی‌شوندگان موردنظر، مرور کامل توسط متخصصان موضوع به منظور دقت و معرف بودن نمونه‌گیری رفتاری و یا شواهدی از استفاده از این تکنیک‌ها برای مشاغل مشابه در سازمان‌های مشابه باشد.

4. پیوند میان سازه‌های رفتاری و مؤلفه‌های کانون ارزیابی:

باید یک نگاشت ماتریسی برای سازه‌های رفتاری که با هر مؤلفه ارزیابی می‌شوند ساخته شود. در ادبیات رایج کانون‌های ایرانی به ماتریس شایستگی-ابزار یا ماتریس بعد-تمرین معروف است. پیش از نگارش این ماتریس باید از مواردی اطمینان حاصل کرد: 1) مدیر کانون ارزیابی اطلاعات را از تحلیل شغل یا مدل‌سازی شایستگی به دست آورده، 2) سپس به انتخاب سازه‌های رفتاری رسیده است و 3) پس از آن به انتخاب مؤلفه‌های ارزیابی برای اندازه‌گیری هر سازه به چندین روش دست زده‌است. در تنظیم ماتریس باید هر سازه شغلی حداقل توسط دو مؤلفه (ابزار) مورد ارزیابی قرار گیرد.

5. تمرین‌های شبیه‌سازی:

یک کانون ارزیابی باید شامل فرصت‌های متعددی برای مشاهده رفتارهای مرتبط با سازه‌های رفتاری که ارزیابی می‌شوند و حداقل شامل برخی از تمرین‌های شبیه‌سازی مرتبط با کار باشد.تمرین‌های شبیه‌سازی در حقیقت تکنیک‌های ارزیابی برای استخراج رفتارهای بازنمایی‌کننده‌ی سازه‌های رفتاری موردنظر هستند که در زمینه مرتبط با شغل موردنظر طراحی شده‌اند. در شبیه‌سازی‌ها ارزیابی‌شوندگان به محرک‌های موقعیتی پاسخ‌های رفتاری نشان می‌دهند. نمونه‌هایی از شبیه‌سازی‌ها عبارت‌اند از تمرین‌های کازیه، بحث‌های گروهی بدون رهبر، تحلیل مطالعه موردی یا سخنرانی‌ها، بازی نقش و تمرین‌های پیدا کردن واقعیت. محرک‌ها را می‌توان از طریق انواع رسانه، از جمله تعامل چهره‌به‌چهره، کاغذ، فیلم، صدا، کامپیوتر، تلفن و یا اینترنت ارائه کرد.

6. ارزیاب‌ها:

چندین ارزیاب‌ باید برای مشاهده و ارزیابی هر یک از شرکت‌کنندگان حاضر باشند. هنگام انتخاب ارزیاب‌ها، مدیر کانون باید تلاش کند تا ارزیاب‌ها را از نظر جمعیت‌شناسی (نژاد، قومیت، سن و جنس) و تجربه (سطح سازمانی، سطح عملکردی شغل، مدیران و روان‌شناسان) متنوع کند. حداکثر نسبت ارزیابی‌شونده به ارزیاب‌ها، تابعی از چندین متغیر است، از جمله نوع تمرین‌های مورد استفاده، سازه‌های رفتاری که باید ارزیابی شوند، نقش ارزیاب‌ها، نوع یکپارچه‌سازی داده‌ها، تجربه ارزیاب، و هدف مرکز ارزیابی. نسبت ارزیابی‌شونده به ارزیاب‌ها باید به حداقل برسد، جایی که منافع در کاهش بار شناختی ارزیاب است و برای تمرین‌های شبیه‌سازی گروهی، تعداد  ارزیابی‌شوندگانی که ارزیاب باید به‌طور هم‌زمان ارزیابی کند، باید حداقل باشد.

7. آموزش ارزیاب:

ارزیاب‌ها باید آموزش‌های لازم را دریافت کرده و عملکردی مطابق شاخص‌های از پیش تعیین‌شده از خود  نشان دهند. آموزش باید شامل دستورالعمل‌هایی برای: اهداف مرکز ارزیابی، سازه‌های رفتاری که باید موردارزیابی قرار گیرند، مؤلفه‌های مرکز ارزیابی که باید مورداستفاده قرار گیرند، مواد و سرفصل‌ها که با آن‌ها مستندسازی، طبقه‌بندی و ارزیابی رفتارها صورت می‌گیرد و حقوق و مسئولیت‌های ارزیابی‌شوندگان، ارزیاب‌ها، سازمان میزبان و سازمان‌های مشاوره وابسته باشد. ارزیاب‌ها باید تنها پس از آنکه شایستگی و پایایی ارزیابی‌های خود را هم به صورت فردی و هم به صورت گروهی نشان دادند اجازه دارند ارزیابی کنند.

8. ثبت و امتیازدهی رفتار:

فرایند ارزیابی رفتار در چهار مرحله انجام می‌شود: مشاهده، ثبت، طبقه‌بندی و امتیازدهی. هر مرحله بر مرحله قبلی استوار است. ارزیاب‌ها باید از یک رویه نظام‌مند برای ثبت (و در صورت مناسب بودن برای درجه‌بندی) مشاهدات رفتاری خاص در زمان مشاهده استفاده کنند. این رویه ممکن است شامل استفاده از یادداشت‌برداری، مقیاس‌های مشاهده، چک‌لیست‌های رفتاری یا مقیاس‌های درجه‌بندی تکیه‌گاه‌های رفتاری باشد. مشاهدات همچنین ممکن است با دسترسی به نوارهای صوتی یا تصویری به همان صورتی که ارزیابی‌شوندگان تمرین‌های شبیه‌سازی را تکمیل کرده‌اند، انجام شود. ارزیاب‌ها باید یک گزارش از مشاهدات طی هر فعالیت را قبل از جلسه اجماع نهایی آماده کنند.

9. یک‌پارچه‌سازی داده‌ها:

ادغام مشاهدات و یا درجه‌بندی رفتارهای هر یک از شرکت‌کنندگان باید براساس بحث و بررسی مشاهدات آمیخته و درجه‌بندی ارزیاب‌های مختلف و یا یک‌پارچه‌سازی آماری رتبه‌بندی ارزیاب‌ها باشد. فرآیند مورداستفاده باید مطابق با استانداردهای پذیرفته‌شده حرفه‌ای انجام شود. اگر بحث یکپارچه‌سازی در میان ارزیاب‌ها (که به عنوان «جمع‌بندی» یا «بحث اجماع» نیز شناخته می‌شود) مورداستفاده قرار می‌گیرد، ارزیاب‌ها باید اطلاعات مربوط به ساختار رفتاری جمع‌آوری‌شده از مؤلفه‌های ارزیابی را در نظر بگیرند و اطلاعات بدست‌آمده در خارج از فرآیندهای مستند مرکز ارزیابی را در نمره‌دهی لحاظ نکنند.

10. استانداردسازی:

رویه‌ها برای مدیریت تمام جنبه‌های یک مرکز ارزیابی باید استانداردسازی شود تا تمامی ارزیابی‌شوندگان دارای فرصت‌های مشابه برای نشان دادن رفتارهای مرتبط با ساختارهای رفتاری باشند. استانداردسازی به ویژه برای مراکز ارزیابی سطح بالا مهم است؛ جایی که پیامدها برای تصمیم‌گیری درباره وضعیت اشتغال افراد مورد استفاده قرار می‌گیرند. گاهی ممکن است استانداردها همان گونه که وضع شده‌بودند رعایت نشوند. استثناها برای پیروی اکید از رویه‌های استاندارد ممکن است در پاسخ به درخواست‌های قانونی و تقاضاهای مستندشده مجاز باشند.

(International Taskforce on Assessment Center Guidelines, 2015)